Om HSUG, vores vedtægter og lidt om persondata.



Vedtægter samt Persondata



Privatlivspolitik for idrætsforeninger
09-08-2019 for seneste ændring i privatlivspolitikken.

HSUGs dataansvar:
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:
HSUG er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Vicki Hejn
Adresse: Nørlundvej 3N, 6740 Bramming
CVR: 29078327
Telefonnr.: 30708670
Mail: hsugkasser@outlook.dk
Website: www.hsug.dk

Behandling af personoplysninger:
Vi behandler følgende personoplysninger
- Medlemsoplysninger: - Almindelige personoplysninger: o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: o Fødselsdag o Adresse o Fulde navn o Kontakt oplysninger.

Oplysninger om ledere og trænere:
- Almindelige personoplysninger: o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: o Fødselsdag o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her indsamler vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn · Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse[3]

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke.

Formålene: 1)
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os 2)

Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
-Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
- Overblik 0ver og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav · Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser:
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
- Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke:
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger:
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.[6] Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:
-Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
- Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier: · Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Ulønnede ledere og trænere:
- Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier: · Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt.
Lønnede ledere og trænere:
- Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier: · Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder:
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. Revidering af privatlivspolitikken Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab. 2. udgave, februar 2018.
[1] Et eksempel på en privatlivspolitik, som nogle idrætsforeninger umiddelbart kan udfylde og anvende, mens andre foreninger kan have behov for at udbygge den. [2] I skal her opliste de forskellige typer af medlemsoplysninger, som I behandler i foreningen. Dernæst skal I lave en tilsvarende liste for trænere og frivillige. [3] Nogle typer af foreninger behandler oplysninger både fra myndigheder og hovedorganisationer, f.eks. skytteforeninger i medfør af våbenlovgivningen. [4] De oplistede interesser er alene til inspiration og skal tilpasses til jeres forening. [5] Punktet skal alene medtages, hvis foreningen reelt videregiver data til DGI eller DIF/specialforbund. [6] Sker der ikke i foreningen den omtalte videregivelse, skal punktet udgå.



HERUNDER ER VORES VEDTÆGTER:


§ 1. Navn og Hjemsted: Foreningens navn er Hunderup-Sejstrup Ungdoms og Gymnastikforening (HSUG) Foreningen har hjemsted i Esbjerg kommune.


§ 2. Foreningens formål: Foreningens formål er at styrke sammenhold og kammeratskab mellem foreningens unge og hjælpe ungdommen til at udnytte fritiden på en god måde. Desuden er formålet med det frivillige foreningsarbejde med udgangspunkt i aktiviteten og det forpligtende fællesskab at styrke folkeoplysningen og dermed medlemmernes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og deltage aktivt og engageret i samfundslivet. Foreningens formål søges opnået ved at afholde aktiviteter som gymnastik, boldspil, musikalske aktiviteter og anden form for folkeligt ungdomsarbejde, såsom møder, udflugter og fester. Foreningens virksomhed er almennyttig og åben for enhver, som tilslutter sig foreningens formål.


§ 3. Medlemskab: Som aktivt medlem kan optages enhver, som ønsker at deltage i foreningens aktivitet. Udmeldelse kan ske skriftlig til bestyrelsen. Desuden betragtes et medlem som udmeldt, når den pågældende ikke har betalt sit kontingent, senest 1 måned efter, at der er rykket for det. Bestyrelsen har ret til at udelukke et medlem, når den skønner grund hertil. Medlemmet kan kræve udelukkelsen behandlet på førstkommende ordinære generalforsamling.


§ 4. Kontingent: Generalforsamlingen har de indskrænkninger, som disse vedtægter foreskriver, den højeste myndighed i alle foreningens anliggender. Den ordinære generalforsamling holdes en gang om året, senest i marts måned. Generalforsamlingen skal mindst have følgende dagsorden:

1. Valg af dirigent.

2. Bestyrelsens beretning.

3. Fremlæggelse af foreningens regnskab.

4. Indkomne forslag.

5. Fastsættelse af kontingent for medlemmerne.

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter til foreningens bestyrelse samt valg af unge observatører.

7. Valg af revisor og revisorsuppleant såfremt der skal modtages tilskud under 500.000 kr. pr. år. Jf. §9

8. Eventuelt. Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Adgang til generalforsamlingen har kun de i §3 nævnte medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte have inviteret. Stemmeret har kun de i §3 nævnte medlemmer. Hvert medlem har en stemme. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal, med mindre andet er bestemt i vedtægterne. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Forældre til børn under 18 år kan stemme på generalforsamlingen samt deltage i bestyrelsen. Revisor og revisorsuppleant vælges for 1 år af gangen. Generalforsamlingen indkaldes ved skriftlig meddelelse til medlemmerne (evt. ved opslag i foreningslokalet, i foreningens medlemsblad, på foreningens hjemmeside eller ved særskilt brev til de enkelte medlemmer) med mindst 3 ugers varsel. I indkaldelsen skal det fremgå, at indsendelse af forslag kan ske indtil 2 uger før generalforsamlingen. Senest 1 uge før generalforsamlingen skal indsendte forslag være offentliggjort på samme måde som indkaldelsen. Kandidater til de ledige bestyrelsespladser opstilles sideordnet på generalforsamlingen, og vælges efter højeste stemmetal. Ved stemmelighed foretages omvalg. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, hvis bestyrelsen beslutter det, eller mindst 1/3 af medlemmerne begærer det skriftligt, med angivelse af de punkter som ønskes behandlet. Indkaldelse sker skriftligt med mindst 14 dage varsel. Den foreslåede dagsorden vedlægges.


§ 5. Bestyrelsens sammensætning og valg: Bestyrelsen består af 5 personer samt 2 suppleanter. Der vælges en formand, næstformand, kasserer og yderligere 2 medlemmer. De enkelte bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen for 2 år af gangen. Genvalg kan finde sted. Formanden og 1 medlem er på valg i ulige år og de resterende 3 medlemmer i lige år. Hvert år vælges 2 suppleanter. Op til 3 børn/unge under 18 år vælges som ”unge observatører” i bestyrelsen uden stemmeret og ansvar. Valget finder sted på generalforsamlingen for et år af gangen. Følgende personer kan ikke være medlem af bestyrelsen: 1. Medlemmer af bestyrelser i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen eller kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen, samt 2. Advokater, revisorer og lignende rådgivere for samt ansatte i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen, eller som kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen samt. 3. Ejere af lokaler m.m. der udlejes til foreningen. De ovenstående habilitetsregler gælder ikke fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder eller andre virksomheder, der er almennyttige og hvis hovedformål er at stille faciliterer til rådighed for børn og unge. Endvidere kan byrådet fravige habilitetsreglerne, når lejemålet er af uvæsentligt omfang, og når byrådet skønner, at en fravigelse ikke vil medføre, at uvedkommende interesser får mulighed for at påvirke beslutningsprocessen i den folkeoplysende forening.


§ 6. Bestyrelsens opgaver og virke: Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen, der repræsenter foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte og nedlægge stående eller midlertidige udvalg til varetagelse af specifikke opgaver. Bestyrelsen er ansvarlig over Esbjerg byråd for anvendelse af det modtagne tilskud, for anviste lokaler m.v. og for regnskab og dokumentation for virksomheden. Bestyrelsen udarbejder årligt en beretning til fremlæggelse på generalforsamlingen. Bestyrelsen indkalder til generalforsamling mindst 1 gang årligt. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsesmøde afholdes mindst 4 gange årligt, og når formanden finder det fornødent, eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer kræver det. Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker skriftligt med 7 dages varsel og med angivelse af dagsorden. Der udarbejdes beslutningsreferat efter hvert bestyrelsesmøde. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed bortfalder beslutningsforslaget. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af bestyrelsens medlemmer er tilstede.


§ 7. Regnskab og formueforhold: Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen. Årsregnskabet skal opgøres i henhold til god regnskabskik og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende krav i lovgivningen. Tilskudsregnskab skal indsendes til godkendelse i Esbjerg kommune senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning. Foreningen midler skal være anbragt i et anerkendt pengeinstitut med undtagelse af den nødvendige kassebeholdning.


§ 8. Revision: Revisoren skal hvert år inden generalforsamlingen gennemgå det samlede regnskab og se, at beholdninger er til stede. Regnskabet forsynes med en påtegning. Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger. Ved samlede tilskud på under 500.000 kr. Revideres regnskabet af en af generalforsamlingen valgt revisor. Den valgte revisor må ikke være medlem af bestyrelsen eller beslægtet eller besvogret i op eller nedstigende linje eller i sidelinien så nær som søskendebørn med nogle af bestyrelsesmedlemmerne. Ved samlede tilskud på 500.000 kr. eller derover revideres regnskabet af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret revisor eller registreret revisor. Tilskudsregnskabet skal være revideret i forhold til folkeoplysningslovens bestemmelser.


§ 9. Tegning: Foreningen tegnes af formanden og kassereren for bestyrelsen i forening eller ved en af disses forfald af formanden eller kassereren i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer.


§ 10. Hæftelse: Bestyrelsens medlemmer hæfter personligt for det tilskud, som foreningen har modtaget efter folkeoplysningsloven, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætligt eller uagtsom. Bestyrelsens og foreningens medlemmer hæfter ikke personligt for foreningens forhold i øvrigt.


§ 11. Vedtægtsændringer: Vedtægtsændringer skal godkendes af generalforsamlingen med 2/3 af de afgivne stemmer. Vedtægtsændringer skal endvidere godkendes af Esbjerg kommune, før de er gyldige, for at sikre at de til stadighed opfylder lovens krav.


§ 12 Ophør: Beslutning om foreningens ophør kan kun tages op på en særlig ekstraordinær generalforsamling. For at være beslutningsdygtig skal mindst 1/2 af foreningens stemmeberettigede medlemmer være stede, og mindst 2/3 af disse skal stemme for forslaget, før foreningen kan opløses. Er denne ekstraordinære generalforsamling ikke beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hver stemmeflertallet afgør, om foreningen skal opløses. Ved ophør skal evt. overskud anvendes til almennyttige formål inden for folkeoplysningslovens område.


Vedtaget på generalforsamling den 23/5 2015.